Assistant(e) administrative et chargé(e) d'accueil (F/H)

Entreprise

ECV – Creative Schools & Community - École des métiers créatifs

Descriptif du poste

Au sein de notre campus l'ECV, qui propose des formations créatives, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) administrative et chargé(e) d'accueil (F/H). Vos missions seront les suivantes: 

Pour l'accueil:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de nos différents publics : étudiants, enseignants, parents, candidats, professionnels et visiteurs.
- Répondre aux demandes d'informations et orienter vers les pôles concernés si nécessaire.
- Être à l’écoute et dialoguer avec les étudiants, les parents, les intervenants et l’équipe pédagogique.
- Gérer les affichages, l’emprunt de matériel et les réservations du studio photo.

Pour la gestion administrative & Vie scolaire: 

- Assurer le suivi administratif des étudiants et les accompagner de l’inscription à la fin de formation.
- Gérer les absences et les retards sur les plateformes dédiées (Hyperplanning / Edusign).
- Gestion des dossiers d’inscriptions et de réinscriptions.
- Edition et envoi de courrier / attestations (suivi et accompagnement des étudiants)
- Assurer le suivi, la gestion et l’archivage des briefs et des notes des étudiants.
- Envoi des relevés et bulletins de notes. Réception et gestion CVEC du cursus.
- Gestion des frais de scolarité et suivi des paiements.
- Gérer les dossiers Erasmus : récupération et transmission des documents nécessaires.
- Participation aux enquêtes administratives (SISE, CROUS,..)
- Référent Qualopi (démarche d'amélioration continue des processus qualité, ...)
- En fonction du cursus auquel vous serez affecté, certaines missions d’assistanat pédagogique pourront être intégrées.

Pour la partie événementielle: 

- Participer ponctuellement aux événements de promotion de l’école tels que les Journées Portes Ouvertes.

Profil

Compétences souhaitées : 

- Expérience en gestion administrative ou secrétariat. Idéalement dans le secteur de l’enseignement.
- Bonne maîtrise des outils informatiques Pack Office et Google.
- Sens du service et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Idéalement, une sensibilité au domaine de la création (animation, digital, game, design, DA, publicité,…).

Qualités requises :

- Organisation et rigueur pour assurer un suivi précis des étudiants.
- Bon relationnel et excellente communication pour interagir avec les différents interlocuteurs.
- Autonomie et réactivité face aux besoins quotidiens du service.