Chargé(e) d’accueil et relation candidats (F/H)

Entreprise

ECV – Creative Schools & Community - École des métiers créatifs

Descriptif du poste

Depuis plus de 40 ans, l’ECV forme les talents créatifs de demain en art et design. Avec 6 campus en France, elle accueille 3 000 étudiants chaque année dans 5 domaines : Design, Architecture d’Intérieur, Animation, Game et Digital.

Nous recrutons pour notre campus de Strasbourg un(e) Chargé(e) d’accueil et relation candidats (F/H) pour un CDD de 4 mois. Vous serez le premier point de contact du campus et jouerez un rôle clé dans l’accueil, le suivi administratif et la relation avec nos futurs étudiants et prospects. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la direction de campus. Vos missions seront les suivantes:

1. Accueil & fidélisation:
● Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, intervenants, parents et visiteurs.
● Être à l’écoute et orienter les interlocuteurs vers les personnes concernées.
● Gérer les informations pratiques : affichages, emprunt de matériel, réservations du studio photo, mises à jour des contacts sur les bases de données.
● Participer à l’animation de moments conviviaux ou d’intégration sur le campus.

2. Gestion des prospects & relation candidat:
● Traiter les demandes entrantes et accompagner les candidats dans leur parcours d’admission.
● Suivi personnalisé des prospects : relances téléphoniques, emails, SMS, mise à jour du CRM.
● Participer à la mise en œuvre des campagnes marketing et événements de promotion (JPO, salons, conférences, stages découverte).
● Planifier les rendez-vous d’admissions et suivre l’ensemble des candidatures.

3. Gestion administrative & suivi pédagogique:
● Accompagner les étudiants de l’inscription à la fin de leur formation.
● Assurer le suivi de l’assiduité (absences, retards), le traitement des justificatifs et les mises à jour sur Hyperplanning.
● Gérer les dossiers d’inscription et de réinscription, attestations de scolarité et diplômes.
● Suivre les frais de scolarité et collaborer avec les services concernés.
● Participer aux enquêtes administratives et maintenir les fichiers statistiques et prévisions d’effectifs.
● Assurer le suivi administratif des intervenants : briefs, grilles de notation, relevés et bulletins de notes.
● Gérer les dossiers Erasmus et assurer la transmission des documents nécessaires.

Horaire du poste du lundi au vendredi de 10h à 18h, travail ponctuel le samedi (événements, période forte)

Profil

Compétences et expériences :
● Expérience en accueil, orientation ou gestion administrative, idéalement dans l’enseignement ou un environnement commercial.
● Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Google Workspace, CRM Hubspot, Hyperplanning).
● Sens du service, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
● Intérêt ou sensibilité pour le secteur créatif (design, digital, animation, game, DA, publicité…).

Qualités personnelles :
● Organisation et rigueur dans le suivi administratif et pédagogique.
● Excellent relationnel et communication claire.
● Autonomie, réactivité et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
● Sens de la fidélisation et du suivi prospect/candidat.